Produttività: 7 strumenti utili per migliorarla + i miei consigli

La produttività è la capacità di dare quanto più valore possibile al nostro tempo.
La produttività è la capacità di dare quanto più valore possibile al nostro tempo. Ci permette infatti di risparmiare tempo ed energie ed è fondamentale indipendentemente dal lavoro che si fa. In questo articolo scoprirete quali sono i 7 strumenti che utilizzo per essere produttivo, quali sono le mie strategie e i miei consigli.

Tabella dei Contenuti

Promemoria

La lista delle cose da fare (o to do list) è una delle prime cose che ci permettono di essere più produttivi. È il più famoso e rinomato come metodo, lo utilizzano moltissime persone senza neanche pensarci. Io quando ero piccolo scrivevo le cose da fare su pezzi di carta volanti, penso sia stato uno dei miei più grandi punti di forza. Quando sono cresciuto ho iniziato ad utilizzare un’agenda vera e propria. Adesso ho un metodo leggermente più elaborato, scrivo tutte le cose da fare sull’app Promemoria del mio iPhone (se non avete i phone esistono tante app simili). Con questo strumento durante la giornata ogni volta che mi viene in mente una nuova cosa da fare, la scrivo al suo interno nella categoria pertinente.  Solamente a fine giornata vedo quali sono tutte le cose segnate trascrivendole dal promemoria alla mia agenda, organizzando i giorni seguenti.

Molte persone utilizzano delle app apposite per le cose da fare, io non amo utilizzarle, preferisco Promemoria perché è molto semplice. L’app più popolare altrimenti si chiama Todoist.

Quando devi essere produttivo più una cosa è semplice meglio è. Se le app hanno tante caratteristiche non sono comode come sembra. 

Calendario

Il secondo strumento per la produttività, che probabilmente molti di voi già utilizzano è il Calendario.  Anche se si ha una lista di cose da fare, il calendario è comodo per visualizzare il mese e l’anno, capire dunque in quali giorni si è occupati e in quali invece si è liberi. Non utilizzo da molto i calendari di carta perché c’è Apple Calendar. Esiste anche Google Calendar che ha le stesse funzionalità. Fondamentalmente in questi strumenti si può vedere il proprio calendario, creare gli impegni e condividerli con altre persone.

Il consiglio è non risicate.

Scrivete esattamente tutto quello che dovete fare, in modo da poter guardare il calendario ogni volta che siete confusi e avete bisogno di una visione generale dei vostri impegni.

Habit Tracker

Il 3° strumento è l’Habit Tracker, un tracciatore di abitudini. Come ben sapete le abitudini sono fondamentali per essere produttivi. Un’abitudine però per essere instaurata, ha bisogno di essere ripetuta ogni giorno. È comodo avere un metodo che vi permette di visualizzare i vostri progressi, che possa segnare se un giorno avete effettivamente svolto le vostre abitudini o se avete saltato. Anche in questo caso ci sono delle app esterne ma io non amo utilizzarle. Ho il mio foglio di Excel dove segno le abitudini da implementare e le cambio di mese in mese. Segno in rosso con uno 0 i giorni in cui ho fallito nella singola abitudine e segno con 1 e un verde i giorni in cui ho avuto successo e sono riuscito a svolgere la mia abitudine.

Un consiglio utile per portare avanti le vostre abitudini è: decidere qual è il minimo indispensabile. 

Ad esempio l’allenamento per me può durare anche un’ora ma il minimo indispensabile è di 25 minuti al giorno.  Se non faccio neanche 25 minuti al giorno allora metterò lo 0 in rosso, se faccio più di 25 minuti allora il verde con l’uno.  Per me è molto utile non tanto per vedere i miei progressi, ma perché mi ricorda la sera di prendere coscienza su quali sono le mie abitudini. Infatti a fine giornata segno se sono riuscito o no a fare tutto e questo mi fa ricordare cose che potrebbero sfuggirmi come “Ah cavolo, ma questa settimana io non ho mai letto, non me ne sono reso conto!”. Ciò non succede perché ogni sera metto una spunta in rossa su quello che non ho fatto. Quindi fallisco ma con consapevolezza ed è molto importante. 

Bilancio

Il 4° strumento è il Bilancio del proprio denaro, uno strumento che vi permette di vedere quanto spendete e quanto guadagnate. Come per la Habit Tracker, utilizzo il classico foglio Excel e nessuna app esterna. Mi segno tutto quello che guadagno e spendo, lo divido per anno e per mese, in modo da sapere le entrate e le uscite di ogni mese e di ogni anno.  Per approfondire l’argomento date un’occhiata a questo articolo: Come gestire e investire i propri risparmi: le basi della finanza personale.

Note

Altro strumento importante sono le note, che servono a non dimenticare le cose sul momento. Per esempio se ci dicono un numero di telefono o quando ci viene un’idea lampo. Per segnare le note utilizzo lo strumento Note di Apple in cui posso dividerle in categorie. Ci sono altre app, più complete e complesse come evernote. Ma io non ho bisogno di grandi cose, devo solamente scrivere degli appunti, quindi mi basta tranquillamente. È molto comodo, come se fosse un pezzo di carta ma digitale, dove segnare un po’ tutto.

Contatti

Ogni volta che conoscete una nuova persona scrivete il suo contatto.  Non dobbiamo sottovalutare il potere che le persone hanno nella nostra vita e l’importanza del networking. Appena conosco una nuova persona, creo il suo contatto. Mi segno nome e cognome, l’azienda in cui lavora, altre parole chiave come la Nazione in cui vive (in modo da poter ritrovare subito la persona se faccio una ricerca con le parole chiave), numero di telefono, mail e qualsiasi altra cosa se ho altre informazioni. È più comodo di quello che pensate perché se vado in Giappone e digito “Giappone” sulla rubrica del mio telefono, trovo tutte le persone che ho già conosciuto in Giappone e che vivono lì.

Diario

L’ultimo strumento che utilizzo per essere più produttivo è il Diario.

Ricordate il diario segreto che avevate quando eravate adolescenti?

La stessa identica cosa.

Un diario in cui ogni giorno scrivete quello che vi passa per la testa.  Io lo faccio su un file di testo sul mio desktop. Scrivere tutto quello che ci passa per la testa serve molto a razionalizzare e vedere in maniera più tranquilla e distaccata tutto quello che si pensa. Tenere un diario mi aiuta a rimanere più sereno e a ragionare meglio in tutte le situazioni. Inoltre un’altra cosa positiva è che a distanza di tempo si può vedere quello che ci passava per la testa tantissimo tempo fa. Rimpiango di non avere il mio diario delle medie o del liceo perché se l’avessi fatto adesso potrei rileggere esattamente quello che mi passava nella testa in quegli anni. Adesso posso solamente ricordare, ma i nostri ricordi sono fallati.  Tutte queste cose sono solo in parte farina del mio sacco. Nel mio ultimo anno ho rivoluzionato il mio modo di essere produttivo grazie a uno youtuber che si chiama Thomas Frank, parla principalmente di produttività. I suoi contenuti possono sembrare un po’ estremi ma quando imparerete a conoscerlo capirete quanto sia fantastico.

I miei consigli

Ora passiamo ai consigli generali per essere più produttivi a prescindere da questi strumenti.

Una cosa alla volta

Se iniziate a fare più di una cosa nello stesso momento verosimilmente vi riuscirà tutto male. È meglio concentrarsi al 100% su quello che si sta facendo al momento. Concentrarsi è la migliore arma per essere produttivi. C’è un libro che vi consiglio sul tema, si chiama Distracted mind, mi ha aiutato perché spiega come essere concentrati e in che modo (a livello fisico, meccanico, neurologico).

Dividete gli obiettivi secondo delle priorità precise. Quando avete tantissime cose da fare, vi sembra di essere sommersi e non riuscite a uscirne fuori, dividete le cose per priorità.

Quali sono le cose più importanti che dovete risolvere?

Quali sono i problemi che una volta risolti daranno i maggiori effetti positivi?

Una volta divise tutte quante le cose da fare per priorità potete procedere con l’esecuzione, partendo dalle più importanti fino alle meno importanti. Alcune persone fanno prima le cose più facili e poco importanti perché sono quelle che gli procurano meno ansia. Al contrario dovete iniziare con le più importanti, le più difficili e le più dolorose. Alcune volte si tratta banalmente di chiamare una persona che non vogliamo sentire, altre volte finire un lavoro a cui stiamo pensando da giorni e giorni e quindi più ci pensiamo peggio è. Io le cose peggiori provo ad affrontarle appena mi sveglio. Una volta fatto si inizia la giornata con il piede giusto. Se una cosa vi prende meno di 5 minuti fatela subito Non dovete scrivere tutto quello che dovete fare nella vostra to do list. Se devo rifarmi il letto non lo scrivo nella mia to do list ma lo faccio subito.

Devo lavare i piatti? Li lavo.

Devo comprare una cosa su Amazon? Dell’attrezzatura? Non è che me lo scrivo, lo faccio!

Date priorità alle abitudini

Le abitudini sono il nostro strumento principale per non faticare quando dobbiamo fare le cose.  C’è un libro molto interessante intitolato Il potere delle abitudini, che spiega come esse ci permettono di fare tutto quello che vogliamo senza sforzo. Senza utilizzare la nostra preziosissima risorsa che è la forza di volontà che dobbiamo invece concentrare su altre cose.

Come approccio la giornata

Vi racconto esattamente come approccio la giornata. In teoria dovrei svegliarmi presto e passare la prima ora della giornata concentrandomi sul lavoro intenso.  Poi faccio colazione, guardo l’agenda, controllo le cose da fare e inizio a farle. Dalla colazione fino alla cena, faccio un misto di abitudini e lavoro, assicurandomi di arrivare alla fine e aver svolto le abitudini più importanti (allenarmi, mangiare bene, leggere, fare brainstorming, etc). Non ho degli orari specifici e un ordine specifico, perché nella mia vita ho tanti impegni casuali che sono sempre sparsi in orari differenti nel corso della giornata e mi impediscono di avere degli orari precisi, quindi utilizzo il tempo che ho. Cerco di arrivare fino a cena che ho finito i lavori più importanti così dopo posso concentrarmi sulle cose meno urgenti, come finire le abitudini che ancora non ho fatto o dedicarmi allo svago. Metto tutto a posto, carico le batterie, imposto la sveglia per il giorno dopo, scrivo il mio diario, programmo il calendario per le prossime settimane, scrivo l’agenda per il giorno successivo e vado a dormire. Ovviamente questo succede solo nel mondo delle favole, perché ci sono periodi in cui vivo allo sbando per molte questioni, mi ritrovo con tantissimo lavoro da fare e sono 1000 le cose che vanno storte.

Conclusioni

Vi sarete resi conto che succedono un sacco di cose imprevedibili e io sbaglio di continuo. Non è una battaglia destinata ad essere vinta al 100%, si tratta di una serie di sconfitte e di vittorie che ci permettono di essere il più produttivi possibile. Spero che questo contenuto vi possa servire per fare del vostro meglio per aggiungere valore alla nostra vita.

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